Dwa etapy jednego cyklu zatrudnienia
Onboarding i offboarding często są traktowane jako osobne procesy, choć oba dotyczą zarządzania doświadczeniem pracownika oraz przepływem informacji w organizacji. Pierwszy ma przygotować nową osobę do sprawnego rozpoczęcia pracy, drugi zabezpieczyć firmę po zakończeniu współpracy. W obu przypadkach błędy zwykle wynikają z ręcznych działań, niejasnej odpowiedzialności i rozproszonych danych.
Dobrze zaprojektowany proces zaczyna się jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Kandydat powinien otrzymać dokumenty, informacje organizacyjne i dostęp do podstawowych materiałów, a menedżer mieć pewność, że zadania zostały wykonane na czas. Przy odejściu pracownika równie ważne są zwrot sprzętu, zamknięcie uprawnień, rozliczenie świadczeń oraz przekazanie obowiązków.
Automatyzacja zadań i odpowiedzialności
Narzędzia HR porządkują kolejne kroki, przypisują zadania konkretnym osobom i kontrolują terminy. Dzięki temu dział kadr nie musi ręcznie przypominać IT o utworzeniu konta, przełożonemu o planie wdrożenia ani administracji o przygotowaniu stanowiska.
W cyfrowym workflow można uwzględnić:
-
przygotowanie i akceptację dokumentów,
-
nadanie lub odebranie dostępów,
-
szkolenia obowiązkowe i stanowiskowe,
-
przekazanie sprzętu oraz protokołów,
-
ankietę po wdrożeniu lub rozmowę końcową.
System rejestruje wykonanie zadań, dlatego łatwiej ustalić, gdzie pojawiło się opóźnienie i kto odpowiada za kolejny etap. Rozwiązania klasy SAP HR pozwalają dodatkowo powiązać proces z danymi kadrowymi, strukturą organizacyjną i uprawnieniami użytkowników.
Spójne dane i lepsze doświadczenia
Automatyzacja nie powinna sprowadzać się do przeniesienia formularzy do wersji elektronicznej. Największą wartość daje spójny obieg informacji między rekrutacją, kadrami, płacami, menedżerem i pracownikiem. Dane wprowadzone raz mogą zasilać kolejne etapy bez ponownego przepisywania.
Nowa osoba szybciej rozumie swoją rolę, zna plan pierwszych tygodni i wie, do kogo zwrócić się z pytaniem. Pracownik odchodzący otrzymuje jasne informacje o dokumentach, terminach i rozliczeniach. Taki standard ogranicza nieporozumienia i wzmacnia profesjonalny obraz pracodawcy.
Kontrola procesu i ciągłe doskonalenie
Skuteczność warto oceniać na podstawie wskaźników, takich jak czas gotowości do pracy, liczba opóźnionych zadań, rotacja w pierwszych miesiącach czy kompletność zwrotu dostępów po odejściu. Dane pozwalają usprawniać poszczególne etapy i usuwać powtarzające się bariery.
SD Worx wspiera organizacje w projektowaniu i obsłudze procesów HR opartych na technologii, automatyzacji i uporządkowanych danych. Dobrze wdrożone narzędzia odciążają zespoły administracyjne, zwiększają bezpieczeństwo i zapewniają pracownikom przewidywalny standard obsługi od pierwszego kontaktu z firmą aż do zakończenia współpracy. Zapewnia to ciągłość działań podczas zmian kadrowych w firmie.
